Definir la metodología a seguir para identificar, almacenar, proteger, recuperar, retener y disponer de las evidencias generadas del Sistema de Gestión de la Calidad de TECHNOPROJECT.

2.1. Aplica a todo personal que maneja registros emanados del Sistema de Gestión de la Calidad de TECHNOPROJECT.

2.2. Implica todo registro que forme parte del Sistema de Gestión de la Calidad de TECHNOPROJECT.

3.1. Mapa del Proceso de Dirección Estratégica (SGC-4400-70).

3.2. Requisito 7.5.2 del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC-4400-29).

3.3. Requisito 7.5.3.1 del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC-4400-30).

3.4. Requisito 7.5.3.2 del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC-4400-31).

3.5. Procedimiento de Elaboración de documentos (PRO-7520-01).

3.6. Procedimiento de Control de documentos (PRO-7532-01).

3.7. Procedimiento de Asistencia para el diseño de SGC Electrónicos (PRO-8320-01) (Documento externo).

3.8. Video del Usuario para Propuestas de cambio (VID-7532-01).

3.9. Video del Usuario para consulta de información (VID-7532-02).

4.1 Identificación 

4.1.1. La persona responsable del resguardo de los registros confirma que los registros bajo su custodia se encuentran identificados en la lista maestra de control de registros (REG-7532-04) salvo los casos previstos en el último párrafo del requisito 7.5.3.2 (SGC-4400-31) en el que además se debe establecer si el medio de control es en físico o electrónico. De ser necesario, el responsable del resguardo solicita a el/la Asistente de Calidad, vía correo electrónico (previo a la implementación del SGC) o vía propuesta (posterior a la implementación del SGC) conforme se muestra en el Video del Usuario para Propuestas de cambio (véase VID-7532-01), incorporar aquellos que no se encuentren previstos en la lista antes mencionada.

NOTA: Se debe prestar especial cuidado en hacer cumplir aspectos legales en cuanto a condiciones de resguardo y disposición de los registros.

4.2. Incorporación de Registros

4.2.1. El/la Asistente de Calidad asegura la incorporación de todos los registros que emanan de la aplicación del Sistema de Gestión de la Calidad en la lista maestra de control de registros (REG-7532-04), asegurando colectar la información de disposición (ver 4.6 del presente documento) y retención (ver 4.7 del presente documento) de acuerdo a lo que los responsables del resguardo de los registros determinen necesario, conforme se muestra en el Video del Administrador para dar de alta Listas de Documentos (véase VID-7532-07).

4.3. Almacenamiento, protección y recuperación

4.3.1. El personal que debe mostrar evidencia de la conformidad del Sistema de Gestión de la Calidad mantiene a su cargo los registros asegurando su adecuado resguardo, conservación y fácil recuperación, procurando para ello, condiciones ambientales adecuadas para prevenir el daño, deterioro o pérdida de los mismos.

Los registros se deben ordenar en cualquiera de las siguientes formas:

a. Cronológico

b. Alfabético

c. Cualquier otro que asegure la fácil recuperación de los mismos.

4.3.2. Los registros deben conservarse en buen estado durante su manejo, procurando evitar tachones o enmendaduras, en caso de que tenga error y requiera corregirse, se debe realizar una propuesta de cambio conforme se muestra en el Video del Usuario para Propuestas de cambio (véase VID-7532-01).

4.4. Retención de los registros

4.4.1. En la lista maestra de control de registros (REG-7532-04), en la cual se define el tiempo de retención, dependiendo de las necesidades de cada área, y la revisión vigente, conforme se muestra en el Video del Administrador para dar de alta Listas de Documentos (véase VID-7532-07).

4.4.2. En caso de que el registro sea de acceso restringido, en la lista maestra de control de registros (REG-7532-04) se indica, en el campo del responsable del resguardo, el puesto tiene acceso a la información y en el campo de archivo se coloca la leyenda consultar con el responsable.

4.5. Disposición de los registros

4.5.1. Una vez concluido el tiempo de retención determinado en la lista maestra de control de registros (REG-7532-04), los registros deben disponerse de acuerdo con las siguientes alternativas:

a. Destruir o borrar, dependiendo si están en medio físico o electrónico.

b. Archivo histórico

c. Reciclar (siempre y cuando no se ponga en riesgo el acceso a información confidencial)

d. Conservar, mientras sean vigente (aquellos registros que deban ser conservados mientras la información que contiene sea de utilidad y que tan pronto deja de ser vigente sea conveniente su destrucción o envío a otro organismo del Instituto, para evitar confusión al personal que acceda a éste o para que el organismo citado disponga de dichos registros).

e. Respaldar, para el caso de registros en medios electrónicos, en medio magnético, servidores ubicados dentro de la organización o bien distantes, lo cual debe ser declarado en el documento que les da origen o en la lista maestra de control de registros (REG-7532-04).

4.6. Solicitar modificación, eliminación o integración de registros

4.6.1. Para solicitar modificaciones a los formatos existentes, eliminación de los mismos o integración de formatos nuevos, se debe generar una propuesta a el/la Asistente de Calidad, conforme se muestra en el Video del Usuario para Propuestas de cambio (véase VID-7532-01).

4.7. Codificación de Registros

4.7.1. Los registros pueden tener formato libre, pero cuando se establecen en formato, se recomienda incluir el logotipo de la Institución, el código y versión del registro conforme al Procedimiento de Elaboración de documentos (PRO-7520-01).

4.8. Registros externos

4.8.1. Los registros generados por los proveedores, clientes o cualquier otro agente externo a nuestra organización, así como comunicaciones y minutas de reuniones de la Organización podrán incumplir con lo establecido en el presente documento en relación con código y formato.