Definir la metodología para abordar acciones con el fin de atender riesgos para asegurar que los resultados previstos del sistema de gestión de la calidad puedan lograrse, incluida la aplicación de la revisión por la dirección.

 

2.1. Aplica a la Alta Dirección de TECHNOPROJECT y a el/la Asistente de Calidad, persona responsable de la administración del sistema de gestión de la calidad.

2.2. Aplica para el sistema de gestión de calidad de TECHNOPROJECT.

3.1. Mapa del Proceso de Dirección Estratégica (SGC-4400-70).

3.2. Requisito 4.1 del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC-4400-02).

3.3. Requisito 4.2 del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC-4400-03).

3.4. Requisito 4.3 del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC-4400-04).

3.5. Requisito 4.4.1 del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC-4400-05).

3.6. Requisito 5.2.1 del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC-4400-09).

3.7. Requisito 6.1.1 del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC-4400-12).

3.8. Requisito 6.1.2 del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC-4400-13).

3.9. Requisito 9.3.1 del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC-4400-61).

3.10. Requisito 9.3.2 del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC-4400-62).

3.11. Requisito 9.3.3 del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC-4400-63).

4.1. Análisis e identificación de las cuestiones del entorno interno y externo que pueden influir en el funcionamiento de la empresa.

4.2. Identificación Determinación de cuestiones nuevas (en ciclos posteriores al primero, el análisis inicia a partir de lo descrito en 4.3 del presente procedimiento):

4.2.1. Convocatoria para la determinación de cuestiones nuevas: (VID-4100-01 del minuto 00:07 al minuto 01:02)

4.2.1.1. El/la Asistente de Calidad genera convocatoria determinando:

a. Tipo de reunión (presencial o virtual)

b. Fecha y hora de reunión

c. Periodo de captura: En el que los participantes determinan cuestiones nuevas que implican factor de oportunidad que consideran pueden afectar los resultados previstos del SGC. 

d. Periodo de votación: En el que cada participante comparte su opinión sobre las cuestiones nuevas que determinaron todos los participantes. 

e. Periodo en el que el/la Asistente de Calidad acepta sobre los factores de riesgo tomando en cuenta la votación de los participantes.

f. Personal convocado.

g. Los productos y servicios en los que se clasificarán los riesgos y oportunidades que puede ser tan genérica o específica como se requiera.

4.2.1.2. El personal convocado a la reunión recibirá notificación vía correo electrónico, la cual incluye el objetivo de la reunión, fecha en la que se llevará a cabo, así como las fechas para que se envíen propuestas de cuestiones externas e internas.

4.2.2. Determinación de cuestiones nuevas (Riesgos y Oportunidades) (VID-4100-02 del minuto 00:16 al minuto 01:49): Los participantes determinan según su juicio y experiencia las cuestiones que implican factor de riesgo u oportunidad que consideran pueden afectar los resultados previstos del SGC (que es proporcionar productos y servicios que regularmente cumplan los requisitos de éstos para además aspirar a aumentar la satisfacción de nuestros Clientes), por tipo de producto o servicio (según aplique), valiéndose de la determinación, de clasificación por:

a. Externos: Legal, Tecnológico, Competitivo, Mercado, Cultural, Social Económico, o;

b. Interno: Valores, Cultura, Conocimiento, Desempeño, u;

c. Otros. 

4.2.3. Al determinar los factores debe incluir las partes interesadas que pueden afectar, verse afectados o percibirse afectados, para que con enfoque de mutuo beneficio se disponga de información para posteriormente determinar la pertinencia de las partes interesadas y sus requisitos.

4.2.4. Votación para la determinación de cuestiones nuevas (VID-4100-02 del minuto 01:51 al minuto 02:41):

4.2.4.1. Cada uno de los participantes puede compartir su opinión sobre las cuestiones que determinaron como propuesta todos los participantes en el que señala según su juicio, aquellos que tienen impacto significativo en los resultados previstos del SGC.

4.2.5. Aceptación de las cuestiones nuevas (VID-4100-01 del minuto 02:11 al minuto 03:00):

4.2.5.1. El/la Asistente de Calidad, con base en la votación, pero principalmente con base en su juicio y experiencia, acepta las cuestiones que implican factor de riesgo u oportunidad que consideran pueden afectar los resultados previstos del SGC. 

4.3. Determinación de cuestiones que se mantienen: Solo aplica durante el análisis del contexto de ciclos posteriores al primero, en caso de que se trate del primer ciclo este punto no aplica.

4.3.1. Convocatoria para la determinación de cuestiones que se mantienen (VID-4100-03 del minuto 00:08 al minuto 00:49): 

4.3.1.1. El/la l/la Asistente de Calidad genera convocatoria determinando:

a. Tipo de reunión (presencial o virtual)

b. Fecha y hora de reunión

c. Periodo de votación: En el que el participante puede modificar su opinión. 

d. Periodo para que el/la Asistente de Calidad acepte sobre los factores de riesgo que del ciclo previo se mantienen tomando en cuenta la votación de los participantes.

e. Personal convocado.

4.3.1.2. El personal convocado a la reunión recibirá notificación vía correo electrónico la cual incluye el objetivo de la reunión, fecha en que se llevará a cabo, así como las fechas para la propuesta de las cuestiones que se mantienen.

4.3.2. Votación para la determinación de cuestiones que se mantienen (VID-4100-04 del minuto 00:32 al minuto 01:05):

4.3.2.1. El personal convocado según su juicio y experiencia puede seleccionar las cuestiones que considera que siguen teniendo un impacto significativo en los resultados previstos del SGC.

4.3.3. Aceptación de cuestiones que se mantienen (VID-4100-03 del minuto 01:27 al minuto 02:00):

4.3.3.1. El/la Asistente de Calidad considerando la votación, pero principalmente con base en su juicio y experiencia mantiene las cuestiones que considera sigue implicando factor de riesgo u oportunidad que pueden afectar los resultados previstos del SGC.

4.4. Determinación de partes interesadas pertinentes:

4.4.1. Convocatoria para la determinación de partes interesadas pertinentes (VID-4200-01 del minuto 00:07 al minuto 00:48): 

4.4.1.1. El/la Asistente de Calidad genera convocatoria determinando:

a. Tipo de reunión (presencial o virtual)

b. Fecha y hora de reunión

c. Periodo de votación: En el que el participante puede modificar su opinión. 

d. Periodo para que el/la Asistente de Calidad acepte sobre las partes interesadas que se consideren pertinentes tomando en cuenta la votación.

e. Personal convocado.

4.4.1.2. El personal convocado a la reunión recibirá notificación vía correo electrónico la cual incluye el objetivo de la reunión, fecha en la que se llevará a cabo, así como las fechas para la propuesta de partes interesadas pertinentes.

4.4.2. Votación de partes interesadas pertinentes (VID-4200-02 del minuto 00:17 al minuto 00:38):

4.4.2.1. Los participantes pueden determinar según su juicio las partes interesadas que pueden ser pertinentes para mitigar riesgos o aprovechar oportunidades tomando en cuenta los factores de riesgo u oportunidad, considerando particularmente: 

a. aumento del desempeño de la organización y de sus partes interesadas respondiendo a las oportunidades y restricciones relacionadas con cada parte interesada

b. entendimiento común de los objetivos y los valores entre las partes interesadas;

c. aumento de la capacidad de crear valor para las partes interesadas compartiendo los recursos y la competencia gestionando los riesgos relativos a la calidad;

d. una cadena de suministro bien gestionada que proporciona un flujo estable de productos y servicios;

e. determinar las partes interesadas pertinentes (tales como proveedores, socios, clientes, inversionistas, empleados y la sociedad en su conjunto) y su relación con la organización;

f. determinar y priorizar las relaciones con las partes interesadas que es necesario gestionar;

g. establecer relaciones que equilibren las ganancias a corto plazo con las consideraciones a largo plazo;

h. reunir y compartir la información, la experiencia y los recurso con las partes interesadas, cuando sea apropiado, para aumentar las iniciativas de mejora;

i. establecer actividades de desarrollo y mejora colaborativas con los proveedores, los socios y otras partes interesadas;

j. fomentar y reconocer las mejoras y los logros de los proveedores y los socios.

4.4.3. Aceptación de partes interesadas pertinentes (VID-4200-01 del minuto 01:10 al minuto 01:32):

4.4.3.1. El/la Asistente de Calidad determina, considerando la votación pero principalmente con base en su juicio y experiencia, indica las partes interesadas que pueden contribuir de manera importante a mitigar riesgos o aprovechar oportunidades que considera pueden afectar los resultados previstos del SGC, para otorgar un beneficio a estas partes interesadas. Identifica cada uno de los Riesgos y Oportunidades que pueden ser considerados resaltando en el documento Partes Interesadas en color verde aquellos que serán considerados  y en color rojo a aquellos que no.

4.5. Determinación de acciones para abordar riesgos y oportunidades (requisitos pertinentes de partes interesadas):

4.5.1. Convocatoria para la determinación de acciones para abordar riesgos y oportunidades (requisitos pertinentes de partes interesadas) (VID-6100-02 del minuto 00:08 al minuto 00:45):

4.5.1.1. El/la Asistente de Calidad genera convocatoria determinando:

a. Tipo de reunión (presencial o virtual)

b. Fecha y hora de reunión

c. Periodo de captura: En el que los participantes determinan requisitos pertinentes de partes interesadas. 

d. Periodo de votación: En el que cada participante comparte su opinión sobre los requisitos pertinentes de las partes interesadas que determinaron todos los participantes. 

e. Periodo para que el/la Asistente de Calidad: Concluye sobre la pertinencia de requisitos para las partes interesadas haciendo prevalecer el enfoque de mutuo beneficio para mitigar los factores de riesgo o aprovechar las oportunidades, para lo que puede tomar en cuenta la votación de los participantes.

f. Personal convocado.

4.5.2. Determinación de acciones para abordar riesgos y oportunidades (requisitos pertinentes de partes interesadas) (VID-6100-02 del minuto 01:19 al minuto 01:55):

4.5.2.1. Durante esta fase, el/la Asistente de Calidad determina los requisitos que, con base en juicio de la Alta dirección, pueden generar beneficio en la parte interesada pertinente de tal manera que se genere sinergia para mitigar riesgos o aprovechar oportunidades que consideran pueden influir en los resultados previstos del SGC (que son proporcionar productos y servicios que regularmente cumplan los requisitos de éstos para además aspirar a aumentar la satisfacción de nuestros Clientes), indicando en la columna correspondiente de la tabla de Requisitos Pertinentes de partes interesadas:

4.5.2.1.1. Confirmación de Requisitos: si fuera el caso, la manera de informar a la parte interesada la atención de los requisitos pertinentes, en caso de no ser necesario, se documenta “No aplica” en la columna Confirmación de Requisitos Pertinentes.

4.5.2.1.2. Las acciones que se deben implementar dentro del Sistema de Gestión de la Calidad para promover el cumplimiento de los requisitos pertinentes (básadas en el principio de relaciones mutuamente beneficiosas) y se darán las acciones particulares para cada Riesgo u Oportunidad considerada pertinente, se documenta en la columna Acciones.

4.5.2.1.3. Proceso asociado, en el (los) que se deben implementar las acciones previstas en el punto (documentado en la columna Proceso Asociado) 4.2.4.2

4.5.2.1.4. El resultado esperado tras beneficiar a partes interesadas con el cumplimiento de requisitos que buscan aportarle valor (documentado en la columna Resultado Esperado).

4.5.2.1.5. La eficacia de las acciones tomadas, de tal manera en que se determine la manera de medir si el beneficiar a la parte interesada está generando valor agregado a nuestra organización con el enfoque de mutuo beneficio (documentado en la columna Eficacia). Ver segundo párrafo del Anexo A.3 de la norma ISO 9001:2015.

4.6. Revisión por la Dirección (VID-9330-01):

4.6.1. Convocatoria para la Revisión por la Dirección (VID-9330-01 del minuto 00:07 al minuto 00:43):

4.6.1.1. El/la Asistente de Calidad genera convocatoria determinando:

a. Tipo de reunión (presencial o virtual)

b. Fecha y hora de reunión

c. Periodo de captura: En el que los participantes disponen de posibilidad de proponer entradas, salidas y acciones de la revisión por la dirección. 

d. Periodo para que el/la Asistente de Calidad determine las entradas, salidas y acciones de la revisión por la dirección.

e. Personal convocado.

4.6.1.2. El personal convocado a las reuniones recibirá notificación vía correo electrónico la cual incluye el objetivo de la reunión, fecha en la que se llevará a cabo, así como las fechas para determinar las entradas y salidas de la Revisión por la Dirección.

4.6.2. Entradas (VID-9330-01 del minuto 00:43 al minuto 02:45):  El/la Asistente de Calidad, con el apoyo de la Alta Dirección, define cada una de las situaciones positivas, negativas o algún otro factor, así como las conclusiones de cada uno de los conceptos considerados para las entradas para la Revisión por la Dirección; ingresando a “Entradas” en la sección “Revisión por la Dirección”.

4.6.3. Salidas (VID-9330-01 del minuto 02:46 al minuto 03:30): De las conclusiones registradas en la sección de las entradas, se deberán establecer acciones específicas con responsables y el plazo programado para su cumplimiento, ingresando a “Salidas” en la sección “Revisión por la Dirección”.

4.6.4. Acciones: Una vez que se determinen las acciones con su plazo programado, el/la Asistente de Calidad debe establecer las fechas en las que se vayan cumpliendo las actividades, ingresando a “Acciones” en la sección “Revisión por la Dirección” y dar clic en el botón “Definir plazo cumplido”.

4.7. Registros del análisis del contexto y revisión por la Dirección (VID-7532-09):

4.7.1. Codificación para los registros del Análisis del Contexto y Revisión por la Dirección (VID-7532-09 del minuto 00:10 al minuto 00:35):  El/la Asistente de Calidad determina los códigos para el registro de cuestiones, partes interesadas, requisitos pertinentes y minuta de revisión por la dirección desde el Backend.

NOTA: Esto solo se realiza una vez y al generar los registros de los próximos ciclos, la plataforma arrojará el código determinado de manera automática.

4.7.1.1. Cuestiones (riesgos y oportunidades): REG-4100-01

4.7.1.2. Partes interesadas: REG-4100-01

4.7.1.3. Acciones para abordar riesgos y oportunidades (requisitos pertinentes de partes interesadas): REG-6100-01

4.7.1.4. Revisión por la Dirección: REG-9330-01

4.7.2. Generación del registro del Análisis del contexto (VID-7532-09 del minuto 00:35 al minuto 01:07): 

4.7.2.1. El/la Asistente de Calidad genera cada uno de los registros del análisis del contexto y de Revisión por la Dirección, en el botón “Generar archivo”.

4.7.3. Descarga de los registros del Análisis del Contexto (VID-7532-09 del minuto 01:07 al minuto 01:13):

4.7.3.1. El/la Asistente de Calidad entra al Administrador, da clic en “Revisión por la Dirección”, posteriormente da clic en “Histórico”, abre el ciclo y descarga cada uno de los registros generados en el análisis del contexto y Revisión por la Dirección y que sean publicados en la sección correspondiente del tablero de comunicación.