Definir la metodología para almacenar, ordenar y mantener la información electrónica de los proyectos o servicios prestados por Technoproject, incluyendo la información recibida, la generada durante el servicio, la entregada al Cliente y las comunicaciones; con el fin de facilitar la colaboración entre el personal de Technoproject y disminuir los errores asociados a la entrada-salida de datos y la pérdida de información.

2.1 Aplica a la documentación que conforma un proyecto o servicio prestado por Technoproject.

2.2 Aplica a cualquier miembro de Technoproject que participe del proyecto

3.1 Mapa del Proceso de Diseño (SGC-4400-74).

3.2 Mapa del Proceso de Supervisión (SGC-4400-76).

3.3 Requisito 8.5.4 del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC-4400-50).

3.4 Procedimiento de Codificación de Documentos de Ingeniería (PRO-8520-01).

3.5 Procedimiento de Diseño (PRO-8300-01).

3.6 Procedimiento de Supervisión (PRO-8300-02).

3.7 Procedimiento de Coordinación de Interfaces (PRO-8300-03).

3.8 Procedimiento de Modificación del Diseño (PRO-8360-01).

3.9 Procedimiento de Revisión de Planos (PRO-8340-01).

3.10 Procedimiento de Revisión de Memorias y Otros Documentos (PRO-8340-02)

4.1.Una vez realizada la Lista Maestra de Documentos Técnicos (REG-8510-03) especificada en los procedimientos de Diseño (PRO-8300-01), Supervisión (PRO-8300-02) Y Coordinación de Interfaces (PRO-8300-03), ésta será resguardada por el Jefe de proyecto y el responsable de Control de Documentos.

4.2. El Jefe de Proyecto o el responsable de Control de Documentos creará una Carpeta del Proyecto (CDP) en la nube con el nombre y código del proyecto esta será estructurada en un árbol de carpetas, dicha estructura deberá plasmarse en el Plan de Calidad de cada Proyecto. Esta carpeta contendrá la Lista Maestra de Documentos Técnicos para consulta, como se muestra en la siguiente imágen: 

El responsable de Control de Documentos asignará dos tipos de permisos de acceso para consulta a aquellos involucrados en el desarrollo de cada proyecto y/o servicio:

• Vista y descarga. Esta opción estará disponible para todo el grupo de apoyo y personal de Technoproject que desee acceder a cualquier información relacionada con el proyecto. 
• Vista, Descarga, Carga y Edición. Este permiso estará habilitado únicamente para el Jefe de Proyecto, Jefe de Proyecto en Sitio, los Jefes de Área y el encargado de Control de Documentos en las carpetas que el Jefe de Proyecto determine.

La información se clasificará como:

4.2.1.Información Administrativa:

Esta sección se refiere a la información que justifica el desarrollo de los proyectos y debe organizarse en subcarpetas según las siguientes categorías (sin limitarse a ellas):

• Contratos.
• Bases de licitación.
• Información recibida
• Oficios recibidos.
• Certificaciones.
• Oficios del contratista
• Oficios del cliente

Nota: El responsable de Control de Documentos deberá realizar una lista de información recibida, para facilitar su localización.

4.2.2.Información técnica:

Este tipo de información se refiere a los documentos desarrollados durante el proyecto que respaldan el trabajo realizado por el grupo de apoyo durante la ejecución del servicio. La gestión de esta información puede clasificarse de dos maneras diferentes.

4.2.2.1.Información técnica en proceso de aprobación: Se refiere a la documentación o información relacionada que se encuentra en una etapa de elaboración, revisión y evaluación por parte del Cliente y que a su vez ha sido sometida a las revisiones establecidas en los procedimientos de Revisión de Planos (PRO-8340-01) y Revisión de Mmemorias y Otros Documentos (PRO-8340-02). 

Nota: La información en proceso de aprobación será recopilada por los Jefes de Área y transmitida al Responsable de Control de Documentos en conjunto con la información generada en los procedimientos de revisión. A su vez, esta información deberá ser respaldada en 2 ocasiones, según se describe a continuación:

1. Los Jefes de Área y el Responsable de Control de Documentos tienen la obligación de mantener un registro histórico de la Información Autorizada para Publicar, a menos que la Alta Dirección indique lo contrario.

2. El Responsable de Control de Documentos deberá conservar la Información Autorizada para Publicar de acuerdo a cómo se genere durante el desarrollo de los proyectos. El resguardo de esta información se realizará de dos maneras:

Respaldo físico: Toda la Información Autorizada para Publicar deberá ser almacenada de forma física en discos duros o en formato impreso cuando sea necesario

Almacenamiento en la nube: El Responsable de Control de Documentos utilizará la carpeta de Información Técnica Compartida/Publicada mencionada anteriormente

La información en proceso de aprobación respaldada en la nube por el responsable de Control de Documentos se mantendrá en dos carpetas:

Información Recibida: En esta carpeta se almacenará toda la información técnica proporcionada por el cliente (especificaciones, relevamientos, estudios, criterios, etc.).

Para Nombre Cliente - Ingeniería: En esta carpeta se almacenera de manera temporal la información autorizada para publicar durante la preparación del Oficio de entrega correspondiente y se mantendrá almacenada hasta el momento es que se haga oficial el envío al Cliente por parte del jefe de proyecto.

4.2.2.2. Oficios de entrega: En esta carpeta se encuentran las subcarpetas correspondientes a cada Oficio de Entrega emitido al Cliente. Dentro de cada subcarpeta se encuentra el documento del Oficio de entrega (REG-8350-01) y la documentación entregada al Cliente en dicho Oficio. Aquí se registra históricamente toda la documentación en sus diferentes versiones que ha sido entregada al Cliente 

4.2.2.3. Cartas: En esta carpeta se almacenarán las cartas remitidas al cliente con carácter técnico o contractual.

4.2.2.4. Información técnica aprobada: Esta categoría se refiere a la documentación que ha sido aprobada por el Cliente. Para ello, se creará una carpeta denominada "Información técnica aprobada" o "Diseño". En esta carpeta, el encargado del Control de Documentos copiará las versiones de los documentos aprobados por el Cliente de los oficios de entrega correspondientes y estructurará las siguientes subcarpetas:

• Obra de Desvío 
• Obra de Toma  
• Obra de contención (Cortina)
• Obra de Generación
• Obra Electromecánica e interfaces
• Obras asociadas

Cada subcarpeta contendrá otras subcarpetas adicionales, que serán, como mínimo: Criterios de Diseño, Memorias de Cálculo, Planos, Diagramas, Especificaciones y HMD.

Es importante tener en cuenta que el árbol de carpetas y los nombres asignados a cada carpeta y subcarpeta pueden ser modificados según las necesidades del servicio proporcionado por Technoproject.

Nota: Esta carpeta será completada al finalizar el proyecto. 

4.2.3. Carpeta individual de trabajo

Se incluyen los trabajos que se encuentran en desarrollo y aún no han sido sometidos a las revisiones establecidas en los procedimientos de Revisión de Planos (PRO-8340-01) y de Revisión de Memorias y Otros Documentos (PRO-8340-02).

En esta sección se encuentran organizada en subcarpetas (asignadas por el responsable de Control de Documentos de cada proyecto) al personal involucrado en el proyecto, las cuales serán nombradas con las iniciales de cada Ingeniero o Modelador.

4.2.3.1. Información para el desarrollo del diseño:

El jefe de área es responsable de indicar a los integrantes del grupo de apoyo qué información y antecedentes deben consultar para el desarrollo de las tareas asignadas, teniendo en cuenta la información proveniente de otras áreas que pueda afectar en el desarrollo del trabajo. Con esto en mente, la persona encargada de la elaboración de documentación (Modelador o Ingeniero) deberá consultar la lista maestra de documentos para determinar en qué Oficio u Oficios de entrega se encuentra la información que necesita recopilar para el desarrollo de su trabajo. Allí mismo podrá observar las últimas versiones de los documentos técnicos. 

La persona a cargo de elaborar la documentación tomará de los oficios correspondientes la información necesaria para el desarrollo de su trabajo y creará una carpeta en su equipo de cómputo que tendrá acceso directo desde Carpeta individual de trabajo y la nombrará con un nombre corto representativo del documento técnico a elaborar. El responsable de elaborar la documentación deberá organizar toda la información recopilada y los documentos generados de manera ordenada, creando las subcarpetas que considere necesarias.

Notas: 

1. El respaldo/sincronización de la Carpeta individual de trabajo debe realizarse como mínimo una vez a la semana. (veáse: Instructivo para sincronizar la carpeta individial de trabajo en Drive).

2. Con el fin de evitar errores en la comunicación interna, queda prohibido compartir Información Técnica o Administrativa por otro medio.

4.3. Corrección de la información enviada al Cliente:

En caso de ser necesario realizar correcciones a la documentación ya emitida debido a correcciones mínimas (que no afectan o involucran ingeniería) o indicaciones del Cliente que puedan ser atendidas de manera pronta y no requieran una nueva versión en la codificación, se seguirá el siguiente procedimiento:

El responsable del control de documentos:

1. Recibirá la información rectificada o corregida a través del mismo canal por el que se recibió la información original. Añadirá la fecha de la modificación al final del nombre de los archivos recibidos para evitar confusiones en la identificación entre los archivos corregidos y los originales.

2. Colocará los archivos en la carpeta correspondiente del oficio de entrega sin reemplazar los archivos originales.

3. Una vez que los archivos se encuentren en la carpeta Oficios de entrega, notificará al jefe de proyecto que los documentos del oficio están listos para ser reenviados y reemplazados.

El jefe de proyecto enviará los documentos por el mismo canal por el que se enviaron las versiones originales, dejando constancia de las correcciones realizadas.

Una vez que los documentos sean enviados nuevamente al Cliente, se eliminarán las versiones originales de la carpeta de Oficios de entrega, manteniendo solo las versiones actualizadas.

Este procedimiento garantiza que no existan confusiones entre la documentación actualizada y la original para las partes involucradas, como el Jefe de Área, el responsable del Control de Documentos y el Jefe de Proyecto.

4.4. Modificaciones al Diseño:

En caso de ser necesario realizar modificaciones a la documentación ya emitida debido a indicaciones del Cliente o internas, se aplicará el Procedimiento de Modificación del Diseño (PRO-8360-01); dichas modificaciones requieren una nueva versión de codificación de acuerdo con lo descrito en el Procedimiento de Codificación de Documentos de Ingeniería (PRO-8520-01), se seguirá el siguiente procedimiento:

El Jefe de Proyecto:

• Enviará por correo a los Jefes de Área e involucrados la modificación de Diseño indicando el cambio (Incluyendo el oficio con las observaciones del Cliente).
• Durante del desarrollo de la atención de la modificación del Diseño se realizará conforme a lo indicado en 4.2.3.1.

El jefe de proyecto enviará los documentos por el mismo canal por el que se enviaron las versiones originales.